Responder una queja de cliente — Academia Língua
Una academia recibe la queja de una clienta: su profesora canceló dos clases en la misma semana sin avisar con antelación. Antes de responder, el equipo ordena el contexto, define el tono y establece qué puede ofrecer.
El panel convierte el contexto ordenado en un prompt revisable. Puedes editarlo antes de copiarlo y usarlo en cualquier IA.
Actúa como redactor profesional de comunicaciones empresariales. Necesito redactar una respuesta a una queja de cliente. La respuesta debe: — Reconocer el problema sin asumir responsabilidad legal — Explicar brevemente qué ocurrió o qué se está gestionando — Proponer una solución concreta o el siguiente paso — Mantener un tono profesional, cercano y no defensivo — Tener una extensión de entre 120 y 200 palabras Información del caso: Tipo de queja: Cancelaciones de clase sin antelación suficiente Descripción: Dos clases canceladas en la misma semana con aviso de menos de 2 horas Empresa: Academia Língua Sector: Academia de idiomas Solución propuesta: Una clase de compensación sin coste y revisión del protocolo Tono preferido: Empático, cercano, sin excesiva formalidad Genera una respuesta completa lista para enviar, con saludo inicial y cierre profesional.
Revisión humana obligatoria
La IA propone. Tú decides. Antes de usar el prompt, revisa tono, datos sensibles, coherencia y utilidad.
- ¿Reconoce el problema? La respuesta debe nombrar la queja sin minimizarla ni ignorarla.
- ¿Propone un paso concreto? No basta con disculparse: debe quedar claro qué harás o qué puede hacer el cliente.
- ¿El tono es coherente? Verifica que el registro coincide con tu relación habitual con el cliente y con el tipo de empresa.
- ¿No suena defensivo ni genérico? Elimina frases como "sentimos los inconvenientes causados" si no van acompañadas de algo específico.
- ¿Hay datos sensibles del cliente? Asegúrate de que la respuesta no incluye información personal que no debería aparecer en un correo.
- ¿La extensión es adecuada? Demasiado corta parece fría. Demasiado larga, defensiva. Entre 120 y 200 palabras suele funcionar bien.
Borrador generado con IA y verificado antes de enviarse.
Estimada [nombre de la clienta],
Gracias por tomarte el tiempo de escribirnos. Entendemos perfectamente tu frustración: recibir dos avisos de cancelación en tan poco tiempo no es lo que esperabas ni lo que merecías como alumna de Academia Língua.
Lo ocurrido no refleja cómo gestionamos habitualmente las cancelaciones, y ya hemos revisado el protocolo con el equipo docente para que esto no vuelva a repetirse. Como muestra de nuestro compromiso contigo, queremos ofrecerte una clase de compensación sin coste, en el horario que mejor te venga.
Si quieres, dinos qué días y franjas tienes libres y lo gestionamos esta misma semana. Valoramos mucho tu confianza en nosotros.
Un saludo,
El equipo de Academia Língua